Comment utiliser l'outil de gestion documentaire

Comment fonctionne notre script de gestion documentaire ?

Pensé pour être simple, rapide et autonome, le script permet de gérer un fonds documentaire sans base de données lourde. Il s’appuie sur des fichiers XML, des imports CSV et des technologies web légères pour offrir une administration efficace et une consultation publique fluide.

Une structure basée sur XML

Les notices documentaires sont enregistrées dans un fichier XML. Chaque ressource possède ses propres champs : titre, résumé, auteur, éditeur, ISBN, mots-clés, type, format, rubrique, sous-rubrique, thématique, parcours, collection, source, droits, couverture ou média associé.

Ce fonctionnement permet une conservation claire des données, une lecture rapide et une installation plus simple, sans dépendre obligatoirement d’une base de données SQL.

Import CSV et structuration des filtres

Le fonds peut être alimenté par un import CSV, pratique pour reprendre des données issues d’Excel, LibreOffice ou d’un ancien catalogue. Les colonnes du fichier servent à structurer les champs de la notice et à enrichir les listes de filtres utilisées dans l’administration et sur le site public.

• Import de notices depuis un fichier CSV.
• Création ou enrichissement automatique des valeurs de filtres.
• Possibilité de nettoyer, remplacer ou harmoniser certaines valeurs dans la base.
• Export possible au format XML ou CSV.

Une interface d’administration simplifiée

L’administrateur peut ajouter, modifier ou supprimer des notices depuis une interface claire. Les menus déroulants sont alimentés par les valeurs existantes du fonds, avec la possibilité d’ajouter une nouvelle valeur grâce à l’option ** Autre **.

• Formulaire complet de saisie et de modification.
• Suggestions dans certains champs à partir des valeurs déjà présentes.
• Gestion des rubriques, sous-rubriques, thématiques, parcours, collections, sources et droits.
• Historique et gestion des sauvegardes de l’inventaire.
• Nettoyage possible des fichiers inutilisés ou des couvertures orphelines.

Enrichissement automatique par ISBN

Lors de l’ajout d’une notice, l’administrateur peut saisir un ISBN 13 chiffres et lancer une recherche automatique. Le script interroge d’abord Google Books, puis utilise Open Library en fallback si certaines informations sont manquantes.

• Récupération possible du titre, auteur, éditeur, résumé, date d’édition et langue.
• Préremplissage des champs disponibles dans la grille de saisie.
• Récupération ou proposition de couvertures via AbeBooks, Open Library et Google Books.
• Classement possible dans les rubriques, thématiques ou collections selon les informations disponibles.

Mots-clés et aide à la saisie

Le script peut générer des mots-clés à partir du contenu de la fiche : titre, résumé, auteur, éditeur, rubriques ou thématiques. Les mots inutiles sont filtrés afin de proposer une liste courte et exploitable.

• Génération automatique de mots-clés depuis la fiche.
• Filtrage des mots trop courants, verbes ou termes peu utiles.
• Limitation du nombre de mots-clés générés pour garder une notice lisible.
• Ajout manuel possible avec séparation par le caractère |.

Une consultation publique rapide et responsive

Côté visiteur, les notices sont consultables depuis une interface publique responsive. Le catalogue peut être exploré par recherche, par filtres ou depuis les fiches détaillées de chaque document.

• Recherche dans les titres, résumés, mots-clés, auteurs, rubriques, sous-rubriques et thématiques.
• Filtres par type, auteur, éditeur, rubrique, thématique, collection ou date.
• Affichage en liste, grille ou tableau selon la configuration.
• Fiches détaillées avec couverture, résumé, source, média, droits et informations bibliographiques.
• Consultation de contenus enrichis : images, PDF, vidéos, liens externes ou documents multimédias.

Édition rapide en mode administrateur

Lorsqu’un administrateur est connecté, certains champs peuvent être modifiés directement depuis les pages publiques, notamment depuis la fiche détail ou la page d’accueil.

• Édition inline de certains champs sans repasser par toute la fiche.
• Suggestions basées sur les valeurs existantes du fonds.
• Retour à la valeur initiale si aucune modification valide n’est confirmée.
• Sauvegarde rapide des corrections utiles au quotidien.

Performances, cache et référencement

Le script intègre un système de cache HTML pour accélérer l’affichage public, notamment sur les hébergements mutualisés ou les connexions plus lentes. Le cache peut être nettoyé automatiquement après modification des contenus.

• Chargement rapide des pages publiques grâce au cache HTML.
• Nettoyage du cache lors des modifications importantes.
• Génération automatique du sitemap XML.
• Meta description alimentée par la description configurée du site.
• Correction des problèmes d’encodage visibles dans les titres, filtres et libellés.

Installation et hébergement

Le script peut être installé sur un hébergement web classique compatible PHP, par exemple chez OVH, ou en local sur une machine dédiée avec un environnement comme EasyPHP, Wamp ou équivalent.

• Installation légère sans infrastructure complexe.
• Fonctionnement possible sans base SQL.
• Configuration du nom du site, du sous-titre et de la description.
• Adaptation possible aux besoins d’une association, bibliothèque, centre de ressources ou fonds patrimonial.

Quelques outils intégrés

• Génération automatique du sitemap XML.
• Création de mots de passe sécurisés.
• Gestion optionnelle d’un panier local sans connexion.
• Gestion possible des abonnés à une newsletter.
• Connexion à des sources externes selon les besoins : Google Books, Open Library, AbeBooks, Gallica, Archive.org ou BnF.
• Interface personnalisable selon les champs, les filtres et le vocabulaire de votre fonds.